Privacyverklaring ZophiA

1. Inleiding

ZophiA respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verwerken;
• voor welke doeleinden;
• op basis van welke grondslagen;
• hoe wij omgaan met AI-technologie;
• hoe wij jouw gegevens beschermen;
• welke rechten je hebt.

ZophiA is een digitale loopbaancoach die gebruikers ondersteunt bij het verkrijgen van inzichten in werk, motivatie en loopbaanontwikkeling.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

ZophiA AI is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 AVG en verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

3. Welke gegevens verwerken wij?

4. Doeleinden en grondslagen (art. 6 AVG)

Wij maken geen gebruik van jouw gegevens voor het trainen van AI-modellen.

5. Gebruik van AI-technologie

ZophiA maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om gebruikers te ondersteunen bij het genereren van inzichten en suggesties.

• AI wordt gebruikt voor analyse van input en het genereren van feedback;
• De uitkomsten zijn ondersteunend van aard;
• Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen (art. 22 AVG);
• Gebruikers behouden altijd zelf de controle over beslissingen.

Wij maken gebruik van externe AI-dienstverleners (zoals OpenAI) voor deze functionaliteit.

6. Bescherming van persoonsgegevens (PII-layer)

Wij passen technische maatregelen toe om de verwerking van persoonsgegevens te beperken:

• Waar mogelijk worden identificerende gegevens gescheiden van inhoudelijke gegevens;
• Wij passen filtering en/of pseudonimisering toe voordat gegevens worden verwerkt door externe AI-dienstverleners;
• Wij streven naar minimale verwerking van direct herleidbare persoonsgegevens (art. 5 en 25 AVG).

7. Bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG)

ZophiA is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Wij verzoeken gebruikers om geen gevoelige gegevens (zoals gezondheidsgegevens) in te voeren. Indien dergelijke gegevens toch worden verstrekt, worden deze uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienst en niet voor andere doeleinden.

8. Ontvangers van gegevens (art. 13 AVG)

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• Hosting- en infrastructuurproviders;
• AI-dienstverleners (zoals OpenAI);
• Analytische en beveiligingsdiensten.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG).

9. Doorgifte buiten de EER (art. 44 AVG)

In sommige gevallen worden persoonsgegevens verwerkt door partijen buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dit gebeurt:

• maken wij gebruik van passende waarborgen;
• zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-US Data Privacy Framework).

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Accountgegevens: zolang het account actief is + 6 maanden;
• Coachingsgegevens: maximaal 12 maanden na laatste gebruik;
• Loggegevens: maximaal 6 maanden.

11. Jouw rechten (art. 15–22 AVG)

Je hebt het recht om:

• inzage te krijgen in je gegevens (art. 15 AVG)
• gegevens te corrigeren (art. 16 AVG)
• gegevens te laten verwijderen (art. 17 AVG)
• verwerking te beperken (art. 18 AVG)
• gegevens over te dragen (art. 20 AVG)
• bezwaar te maken (art. 21 AVG)

Je kunt een verzoek indienen via: info@zophia.nl

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG).

12. Beveiliging (art. 32 AVG)

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.