Privacyverklaring ZophiA

Laatst bijgewerkt: 1 augustus 2026

1. Inleiding

ZophiA respecteert jouw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

welke persoonsgegevens wij verwerken;
voor welke doeleinden;
op basis van welke grondslagen;
hoe wij omgaan met AI-technologie;
hoe wij jouw gegevens beschermen;
welke rechten je hebt;
hoe dit verschilt tussen de openbare ZophiA-dienst en een organisatieomgeving.

ZophiA is een digitale loopbaancoach die gebruikers ondersteunt bij het verkrijgen van inzichten in werk, motivatie en loopbaanontwikkeling.

2. Wie is verantwoordelijk?

ZophiA AI

Oude Molenweg 46

6417 PX Heerlen

Nederland

E-mail: info@zophia.nl

Openbare ZophiA-dienst

Voor de openbare, individuele ZophiA-dienst is ZophiA AI in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring zijn beschreven.

ZophiA via jouw organisatie

Gebruik je ZophiA via je werkgever of een andere organisatie, dan bepaalt die organisatie doorgaans waarom en hoe medewerkersgegevens voor de geactiveerde organisatieonderdelen worden gebruikt. Die organisatie is dan in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en ZophiA verwerkt de gegevens in opdracht van die organisatie. Je werkgever moet je daarnaast informeren over zijn eigen grondslag, contactpunt en eventuele aanvullende verwerkingen.

De rolverdeling kan per dienstverlening verschillen. Wij leggen deze per organisatie vast in de verwerkersafspraken en toetsen die op de feitelijke inzet.

3. Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Door jou verstrekt

Accountgegevens (e-mailadres, wachtwoord)
Een privé-e-mailadres als je dit zelf toevoegt en verifieert om je persoonlijke profiel bij een werkgeverswissel te kunnen behouden
Gebruikersinstellingen
Inhoud van coachingssessies (zoals antwoorden, reflecties en doelen)
Tijdelijke microfoonaudio wanneer je zelf de optionele spraak-naar-tekstfunctie gebruikt; ZophiA bewaart de ruwe audio niet als productdata. Alleen tekst die je na controle zelf verstuurt, wordt onderdeel van je coachingssessie.
CV-tekst die je zelf uploadt en het daaruit opgebouwde profiel
Skills die je zelf toevoegt, bevestigt, verbergt of verwijdert
Actiepunten, leerwensen en voorbereiding op een jaargesprek, als je die functies gebruikt

3.2 Automatisch verzameld

IP-adres
Browser- en apparaatgegevens
Loggegevens (voor beveiliging en foutanalyse)

3.3 Alleen in een organisatieomgeving

Afhankelijk van de modules die jouw organisatie bewust inschakelt, kan ZophiA daarnaast organisatiecontext verwerken, zoals afdeling, locatie, functie- of dienstverbandmetadata, interne vacature- of leermetadata en MTO-antwoorden. Bij een geactiveerde Microsoft-koppeling verwerken wij daarnaast de onveranderlijke tenant- en gebruikersidentificatie van Microsoft en de provisioningstatus. Het zakelijke e-mailadres is daarbij metadata en geen zelfstandig autorisatiebewijs.

MTO-resultaten worden alleen als groepsuitkomst beschikbaar gemaakt boven de ingestelde privacydrempel. Individuele MTO-antwoorden, chats, CV-tekst, afgeleide skills, verzuim- en gezondheidsgegevens zijn niet zichtbaar voor de werkgever via deze functies. HRIS-, ATS- en LMS-koppelingen worden pas gebruikt wanneer jouw organisatie die koppeling activeert en de daarvoor vereiste afspraken zijn gemaakt.

Bevoegde beheerders of begeleiders kunnen via Vraag ZophiA uitsluitend vooraf goedgekeurde platform- en organisatiegegevens bevragen. Deze functie breidt bestaande toegangsrechten niet uit. De volledige vraag en het antwoord worden niet in het Intelligence-auditspoor bewaard; alleen minimale metadata, zoals rol, scope, meetwaarde, beslissing en een vraaghash. Privéchats, individuele MTO-antwoorden en medewerker- of kandidaatranking zijn uitgesloten.

Als jouw organisatie de skillinventaris activeert, worden alleen door medewerkers bevestigde skills en opgeslagen ontwikkelrichtingen als groepsuitkomst getoond. Een groep bevat minimaal 15 medewerkers met een skillprofiel en een afzonderlijke skill wordt pas vanaf 5 medewerkers gerapporteerd. Kleine aantallen worden verborgen. Namen, individuele profielen, ranglijsten en een doorklik naar personen zijn uitgesloten. Ontwikkelwensen worden apart getoond en gelden niet als aanwezige skill.

In je normale ZophiA-sessie kun je daarnaast feitelijke vragen stellen over uitsluitend je eigen profiel, bevestigde skills, ontwikkelwensen, actiepunten, weekcheck-ins, jaargesprekstatus, deelnamestatus aan medewerkeronderzoek en persoonlijke kansen. Deze antwoorden worden rechtstreeks uit vooraf toegestane eigen databronnen samengesteld en gebruiken geen extra taalmodel. Voor het medewerkeronderzoek wordt alleen je inzendstatus gelezen, niet je antwoorden. Het minimale auditspoor bevat geen volledige vraag of antwoord.

Je werkgever beheert en betaalt de organisatiekoppeling. Je kunt die koppeling daarom niet zelf verwijderen. Zolang die koppeling actief is, kan de werkgever de vooraf begrensde professionele profielcategorieën gebruiken: bevestigde skills, werkervaring en opleiding, je gecontroleerde talentsamenvatting, ontwikkel- en loopbaaninteresses en informatie die je zelf over interne kansen of beschikbaarheid opgeeft. Je privé-e-mailadres, chats, persoonlijke reflecties, MTO-antwoorden en onbevestigde afleidingen vallen hier nooit onder. Bij uitdiensttreding eindigen de organisatiekoppeling en deze live profielscope; je persoonlijke profiel wordt daardoor niet automatisch verwijderd.

4. Doeleinden en grondslagen (art. 6 AVG)

Doel	Gegevens	Grondslag
Aanmaken en beheren account	Accountgegevens	Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
Leveren van coaching en inzichten	Coachingsgegevens, profielgegevens, CV-afleidingen en skills die je zelf beheert	Uitvoering overeenkomst
Persoonlijke suggesties voor leren, vacatures of projecten	Jouw toegestane skills en metadata van kansen	Uitvoering overeenkomst
Behoud van je persoonlijke profiel bij een werkgeverswissel	Geverifieerd privé-hersteladres en organisatiekoppeling	Uitvoering overeenkomst
Professionele profielscope binnen een actief organisatielidmaatschap	De zes vooraf begrensde professionele profielcategorieën	Door de tenantorganisatie vooraf vast te leggen en te onderbouwen; niet gebaseerd op toestemming van de werknemer
Verbeteren van de dienst	Gebruiksgegevens en, alleen bij een geselecteerde matchpilot, vaste kwaliteitscategorieën zonder vrije tekst of kans-/chatinhoud	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)
Beveiliging en monitoring	Technische gegevens	Gerechtvaardigd belang
Veilig beantwoorden van beheer- en organisatievragen	Vraag tijdens het verzoek, rol- en organisatiecontext, goedgekeurde meetwaarde en minimale auditmetadata	Door de organisatie per geactiveerde functie vast te leggen; beveiliging en verantwoording op basis van gerechtvaardigd belang
Geaggregeerd inzicht in aanwezige skills en ontwikkelrichtingen	Bevestigde skills, ontwikkelwensen en organisatiecontext, uitsluitend als veilige groepsuitkomst	Door de organisatie vóór activering vast te leggen en te onderbouwen; geen grondslag voor individuele beoordeling

Wij gebruiken jouw gegevens niet om eigen AI-modellen te trainen.

5. Gebruik van AI-technologie

ZophiA maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) om gebruikers te ondersteunen bij het genereren van inzichten en suggesties.

AI wordt gebruikt voor analyse van input en het genereren van feedback;
De uitkomsten zijn ondersteunend van aard;
Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen met rechtsgevolgen (art. 22 AVG);
Gebruikers behouden altijd zelf de controle over beslissingen.

Wij maken gebruik van externe AI-dienstverleners (zoals OpenAI) voor deze functionaliteit.

Spraak-naar-tekst is geen standaardfunctie. De platformbeheerder schakelt deze voor de openbare omgeving alleen bewust in; in een organisatieomgeving gebeurt dit alleen wanneer de organisatie de functie expliciet activeert. Een spraaksessie wordt uitsluitend op jouw actie gestart. Tijdens de opname zie je lokaal een geluidsindicator; na het stoppen wordt de opname eenmaal omgezet in bewerkbare tekst. De tekst wordt niet automatisch als bericht verstuurd.

ZophiA rangschikt geen kandidaten of medewerkers voor een manager, recruiter of werkgever en ondersteunt geen arbeidsbesluiten. Persoonlijke matching met een vacature, project of leeractiviteit is alleen zichtbaar voor de medewerker zelf en dient als oriëntatie, niet als selectie of beoordeling.

Een geselecteerde pilotgebruiker kan met vaste keuzes aangeven of een persoonlijke matchuitleg helpt, nog onduidelijk is of niet lijkt te kloppen. Voor deze kwaliteitsmeting bewaren wij geen vrije feedback, functietitel, kansinhoud, chatinhoud, CV-tekst of skillnamen. Het beheerscherm toont alleen geaggregeerde uitkomsten; pilotfeedback verandert jouw profiel of een match niet automatisch. Deze pilotmeting wordt uiterlijk na 90 dagen automatisch verwijderd.

De eerste versie van Vraag ZophiA gebruikt geen extern taalmodel. De vraag wordt gekoppeld aan een vooraf goedgekeurde meetwaarde en het antwoord wordt deterministisch uit bestaande, beveiligde aggregaties samengesteld. Een toekomstige AI-uitleg wordt pas afzonderlijk beoordeeld en mag geen ruimere gegevens ontvangen.

Ook ondersteunde persoonlijke datavragen in de normale chat worden deterministisch beantwoord. Als je daarna een gewone coachvraag stelt, gebruikt ZophiA weer de bestaande AI-route met de daarvoor geldende dataminimalisatie- en pseudonimiseringsmaatregelen.

6. Bescherming en dataminimalisatie

Wij passen technische maatregelen toe om de verwerking van persoonsgegevens te beperken:

Toegang tot gegevens is beperkt per gebruiker, rol en organisatiecontext;
Wij gebruiken beveiligde serverroutes voor externe AI-functionaliteit en beperken de gegevens tot wat voor de betreffende functie nodig is;
Wij streven naar minimale verwerking van direct herleidbare persoonsgegevens (art. 5 en 25 AVG).

7. Bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG)

ZophiA is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

Wij verzoeken gebruikers om geen gevoelige gegevens (zoals gezondheidsgegevens) in te voeren. Indien dergelijke gegevens toch worden verstrekt, worden deze uitsluitend verwerkt voor het leveren van de dienst en niet voor andere doeleinden.

8. Ontvangers van gegevens (art. 13 AVG)

Wij schakelen, afhankelijk van de actieve functie, onder meer de volgende categorieën dienstverleners in:

Supabase voor authenticatie, database en bijbehorende backenddiensten;
Vercel voor hosting en serverfunctionaliteit van de webapplicatie;
OpenAI voor AI-functies die je gebruikt;
Mollie voor betaalfunctionaliteit, wanneer deze voor jouw account wordt gebruikt;
een geactiveerde HRIS-, ATS- of LMS-leverancier, uitsluitend voor de koppeling die jouw organisatie kiest.

Waar een partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij de vereiste afspraken. De actuele subverwerkerslijst en de relevante doorgifte-informatie kun je opvragen via info@zophia.nl.

9. Doorgifte buiten de EER (art. 44 AVG)

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt:

maken wij gebruik van passende waarborgen;
zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, afhankelijk van de betreffende dienstverlener en verwerking.

Op verzoek geven wij informatie over de actuele dienstverlener en de passende waarborg voor jouw situatie.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de dienst, de beveiliging, het oplossen van fouten en wettelijke verplichtingen. De precieze termijn verschilt per gegevenssoort en gebruiksvorm:

persoonlijke profiel-, coachings- en skillgegevens: totdat je deze verwijdert of je account wordt verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt;
betaal- en abonnementsgegevens: volgens de toepasselijke financiële bewaarplicht; na opzegging anonimiseert ZophiA de accountcontext volgens het actieve lifecyclebeleid;
beveiligings- en foutlogs: beperkt volgens het technische logbeleid;
tenantgegevens: volgens de afspraken met de organisatie en het per module vastgelegde bewaarbeleid.
inhoudsvrije kwaliteitsmetingen van de persoonlijke matchpilot: maximaal 90 dagen;
auditmetadata van Vraag ZophiA: alleen zolang noodzakelijk voor beveiliging, verantwoording en foutonderzoek; de concrete termijn wordt vóór brede productieactivering formeel vastgesteld.
identity- en lidmaatschapsgegevens: zolang nodig voor veilige accounttoegang, lifecycle-audit en de afspraken met de organisatie; verificatielinks voor een privé-adres zijn eenmalig en kort geldig.

De concrete bewaartermijnen en verwijderprocessen worden vastgelegd en getoetst in ons AI- en dataverwerkingsregister. Je kunt altijd een verzoek doen om verwijdering of informatie over de voor jou geldende termijn.

11. Jouw rechten (art. 15–22 AVG)

Je hebt het recht om:

inzage te krijgen in je gegevens (art. 15 AVG)
gegevens te corrigeren (art. 16 AVG)
gegevens te laten verwijderen (art. 17 AVG)
verwerking te beperken (art. 18 AVG)
gegevens over te dragen (art. 20 AVG)
bezwaar te maken (art. 21 AVG)

Je kunt een verzoek indienen via: info@zophia.nl

Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 77 AVG).

12. Beveiliging (art. 32 AVG)

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.